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Archivage électronique : comment ça se passe ?

archivage entreprise

Dans l’entreprise idéale, tout document qui participe à son fonctionnement devrait pouvoir être accessible à la demande, sans recherche laborieuse. Utopie ? Non, plus maintenant, car c’est justement un des intérêts majeurs de l’archivage électronique. En quoi cela consiste et comment le mettre en place ?

Qu’est-ce que l’archivage électronique ?

L’archivage électronique passe par le fait de créer un véritable système ; que l’on appelle SAE. Sa vocation consiste en le fait de pouvoir numériser des documents pour y avoir accès à tout moment, tout en garantissant leur préservation sur le long terme.

On comprend donc qu’il est utile de choisir à cet effet le bon moyen de stockage (l’usage de certains supports, comme des CD d’archivage peut se révéler, à moyen terme, obsolète, par exemple), de savoir procéder au scan de chaque document selon sa nature et sa source et de trouver une méthode de classement efficace.

Si les particuliers peuvent trouver une utilité à ce procédé (documents administratifs familiaux, mais aussi photos et vidéos personnelles), ce sont surtout les entreprises qui sont visées par tout ce processus.

L’archivage électronique est au cœur des préoccupations de chaque entrepreneur et ce, qu’il s’agisse d’un indépendant ou d’une très grosse société. L’enjeu est le même : gagner en efficacité, tout en continuant à exercer son activité habituelle. Le temps que peut prendre tout le processus peut parfois faire reculer certains ; il est pourtant impératif de s’y plier. Pourquoi ne pas externaliser votre archivage électronique si vous êtes un professionnel ?

Les avantages de l’archivage électronique et les moyens de le faire :

Même si la réalisation en interne peut être envisagée, en fonction de la taille de la structure, de nombreuses entreprises passent désormais par des entreprises extérieures pour l’archivage électronique.

Ce travail quelquefois titanesque consiste en effet en le fait de collecter tous les documents (histoire et évolution de l’entreprise depuis sa création), de procéder à leur identification : trouver une méthode de classement efficace et qui puisse être utilisée par toutes les personnes habilitées.

Leur tri (certains documents, au bout d’un certain temps, ne doivent plus être conservés) doit être fait de façon régulière et ce afin de ne pas créer un engorgement inutile. Il est donc impératif au regard de la nature des documents de connaitre leur période de conservation.

Enfin, ces derniers être mis sur des supports sécurisés pour ne pas faire l’objet d’un piratage informatique. Ces documents contiennent en effet des données sensibles relatives à la santé financière de l’entreprise ou aux personnes qui y sont salariées.

Ces documents, une fois archivés, ne peuvent faire l’objet d’aucune modification. C’est notamment ce point qu’il est important de prouver, quand un document  doit être produit devant certaines instances, en cas de litige, par exemple.

L’archivage électronique vient compléter les archives papier qui ne sont pas à bannir, bien au contraire. Même si la loi a prouvé que les deux types de documents avaient la même valeur, il est parfois demandé de produire uniquement un exemplaire papier. Trouver une solution d’archivage, dans des locaux adaptés, peut alors être envisagé auprès de ces mêmes entreprises.