Cette question pourrait être posée par un particulier, tant nous devons gérer tout au long de la vie une foule de documents administratifs et médicaux, entre autres. Cependant, cela n’est rien en comparaison de ce que vivent les entreprises. Le tri des documents peut devenir un vrai casse-tête, d’autant que cela ne représente que la partie émergée de l’iceberg.
Documents papiers : comment les trier quand on est une entreprise ?
D’abord, pourquoi faire un tri, pourquoi ne pas se contenter de tout garder quand on est un pro ? Cette solution de facilité est en fait une mauvaise idée.
Au fil du temps, surtout quand la pérennité est avérée et que l’entreprise se développe, va générer et recevoir de plus en plus de documents, que ce soit sous format papier ou par voie électronique, ce qui va devenir la norme avec la loi sur la transition numérique.
Certains documents doivent être conservés pour faire office de preuve en cas de litige ou parce qu’ils sont susceptibles d’être demandés par un agent du fisc lors d’un contrôle. Il s’agit généralement de documents tels que des factures, des bilans comptables etc…Mais on doit également garder les titres de propriétés d’un bâtiment ou de sa location, les contrats de travail, les fiches de salaires et autres documents relatifs aux salariés, entre autres exemples.
Quand on se contente de mettre les documents dans une armoire ou dans une pièce ; ce qui sera vite le cas en cas de grande entreprise ; il sera difficile le moment venu de trouver le bon document. L’entrepreneur perd en outre beaucoup de place et surtout peut conserver des documents qui ne sont plus d’actualité, voire contiennent des informations désormais erronées. Les utiliser peut donc être source d’erreur, ce qui serait préjudiciable.
Comment se faire aider pour la gestion de ses archives professionnelles ?
Il faudrait idéalement prendre le temps régulièrement, de faire le tri de tous ses documents, pour voir, si en fonction de leur nature, il est encore utile de les conserver ou s’il faut les supprimer.
Selon le nombre de documents, cela peut représenter des heures de travail ardu au bas mot car la moindre erreur peut coûter cher (un chef d’entreprise s’expose à une amende s’il n’est pas en mesure de produire un document s’il est demandé par un tiers).
Parce que ce manquement peut être le fait de plusieurs années de négligence et qu’il faut par ailleurs digitaliser ses documents à cause de la loi sur la transition numérique, les entreprises se retrouvent parfois dans des impasses.
Cependant, il existe des structures dont c’est le métier : les sociétés d’archivage. Elles sont en capacité de se déplacer sur site pour effectuer un audit des besoins et établir un devis en fonction des attentes des professionnels.
Le tri et le récolement simple sont tout à fait possibles. Mais pourquoi ne pas leur demander de classer les documents papier et ensuite de les numériser ?
Cela tombe bien, car même pour d’autres supports que le papier classique (papier calque), pour des formats atypiques, elles peuvent proposer des solutions de numérisation qui répondent aux exigences de la loi, grâce à des machines sophistiquées.
Cela n’est généralement pas le cas des entreprises qui rencontrent parfois des problèmes de trésorerie et ne s’imaginent pas demander un prêt auprès d’une banque pour acheter une machine de numérisation.
Il ne faut pas oublier que cela leur demandera du temps pour en comprendre le fonctionnement, sans compter le temps supplémentaire pour effectuer la tâche en elle-même, sans garantir toutefois l’absence d’erreurs.
Mieux vaut passer par une structure dont c’est la spécialité. Il est possible avec elles de trouver la meilleure GED (Gestion Electronique des Documents) une fois que tous les documents sont triés et classés.